martes, 8 de septiembre de 2009

Relaciones Públicas Internas

Capítulo III







En este capítulo el autor hace un análisis sobre las relaciones públicas internas y como la realización de éstas afectan o ayudan a lograr los objetivos de la organización.
Relaciones Públicas Internas

Importancia
Son aquellas que se establecen entre los directivos y empleados, buscan una comunicación recíproca entre ambos con el fin de que los trabajadores tengan actitudes positivas con la organización y así lograr los objetivos de la empresa, a su vez las buenas relaciones internas conllevan a buenas relaciones externas.

Preceptos Básicos

- Considerar las necesidades del personal
El personal no es un recurso más de la organización es un grupo que está compuesto por seres humanos que buscan satisfacer diversas necesidades a través del trabajo no sólo en el ámbito económico o material también abarca el psicológico. Howard Wilson una clasificación de las necesidades psicológicas:

*Necesidad de pertenecer a algo: el hombre por naturaleza requiere pertenecer a u grupo que sea más fuerte que él porque sienta la necesidad de identificarse con otros hombres.
*Necesidad de dignidad: Se refiere a la importancia de reconocer en cada empleado y darle a conocer la importancia que tiene para organización las labores que realiza esto depende mucho su interés por el trabajo que realiza dentro de ella.
*Necesidad de Seguridad: Esta necesidad engloba varios aspectos tanto en lo profesional como en la seguridad social, como también la seguridad de poder expresar sus opiniones sin temor a las represalias.
*Necesidad de Perfeccionamiento o mejoramiento personal: Cada ser humano por naturaleza tiene un ansia de mejorar, de superación o de aprender de acuerdo a sus capacidades para realizar todo esto dentro de la organización, ésta debe implementar programas de desarrollo personal que incluyan entrenamiento o cursos de capacitación o promociones.
*Necesidad de poder creador: Todo ser humano necesita sentirse capaz de crear algo, tener la oportunidad de sugerir y desarrollar cosas nuevas. Dentro de la organización se debe satisfacer esta necesidad propiciando la participación del personal con el fin de que sienta estimulada sus habilidades reportando beneficios tanto para el empleado como para la empresa ya que éste trabajará iniciativa y dará todo de sí en la realización de sus labores.

-Mostrar interés por los asuntos y problemas del personal; el interés por el personal debe ser auténtico, esté interés su logrará a través de la participación del personal por medio de encuestas, entrevistas personales, etc.

-Emprender una acción inmediata para la solución de los asuntos y problemas del personal; un claro ejemplo es el interés mostrado por la salud de un empleado cuando éste se sienta mal se deberán medidas sanitarias y de seguridad a la mayor brevedad.

-Establecer una comunicación recíproca, sincera y libre entre los recursos humanos de la empresa; dentro de la empresa de deben de establecer medios de comunicación ascendentes y descendentes.
La comunicación ascendente, tendrá como fin conocer los problemas del personal.
La comunicación descendente, tendrá como fin informar al personal sobre los planes, objetivos de la organización.


Conocimiento de la situación presente de las relaciones con el personal: Paso inicial para su mejoramiento

Antes de iniciar un programa de actividades la organización deberá conocer la situación que se vive dentro de ella investigando cuáles son las opiniones, actitudes y motivaciones del personal para obtener esta información se debe realizar:

a. Primer Sondeo: Se busca encontrar los problemas que aqueja al grupo de trabajadores de manera general, demostrando interés por resolverlos de manera rápida. Para llevar a cabo este primer sondeo se deben de seguir ciertas recomendaciones como:
- No es necesario preocuparse por la cantidad de empleados a entrevistar, debe quedar claro que los entrevistados deben de pertenecer a los diferentes departamentos o áreas dentro de la empresa.
- Se deben de incluir preguntas abiertas.
- Dejar en claro a los empleados que sus nombres no serán revelados para que no exista el temor a represalias.
- Todo lo comentado o respondido por los empleados se debe de transcribir tal y como lo dijeron.

Luego de la obtención de la información, ésta debe ser cuidadosamente tabulada y analizada.

b. Segundo Sondeo: En caso de que sea necesario un segundo sondeo, esta vez los objetivos, la muestra y el cuestionario deberán estar bien definidos. Estas son algunas recomendaciones:
- En este caso si se realizarán preguntas “cerradas” para una mejor precisión a la hora de la respuesta del empleado como en el análisis de las respuestas.
- A parte, de las preguntas cerradas se recomienda que el entrevistado coloque algún comentario para enriquecer la información obtenida.
- No es conveniente realizar un cuestionario extenso.
- Cuando el personal de la empresa es numeroso se recomienda limitar el número de personas que se entrevistará.
- Los cuestionarios deben ser llenados de preferencia por el entrevistador.

Luego de la recopilación de información, se pasará a analizarla y tabularla; los resultados obtenidos deberán estar en un informe detallado que se presentará a la dirección. A partir de estas encuestas la organización conocerá un poco más la realidad y la situación que vive dentro de ella, con el fin de mejorar las relaciones a través de diferentes actividades de relaciones públicas.

Información que se debe proporcionar al personal
Frecuentemente los problemas con los públicos internos se deben a que no hay una adecuada comunicación entre ellos; por eso es recomendable transmitir al personal cierta información para fomentar su interés, comprensión y apoyo a la organización. Estas informaciones se pueden clasificar en:

-Información general sobre lo que es la organización
Plantear los objetivos de la empresa, sus planes y políticas. Los productos o servicios que ofrece, su posición en el mercado, su desarrollo entre otras labores que realiza la organización.

-Los reglamentos y normas de la organización
El reglamento con la que se trabajará y las políticas internas de cada departamento.

-Las prestaciones y servicios sociales en general que se otorgan al personal
Es de gran importancia que la organización informe a cabalidad sobre los servicios y productos que ofrece a su personal para que no ocasionen problemas de desconocimiento.

Medios de comunicación con el personal
*Manual de bienvenida
Representa uno de los primeros contactos entre el empleado y la empresa, de esta herramienta dependerá la primera impresión u opinión que se formará el empleado de la empresa.
Presentamos una lista de las principales partes de una manual de bienvenida o también llamado folleto de inducción:

*Palabras de bienvenida de parte de una representante de la organización.
*Información general de la empresa: Reseña histórica, objetivos, políticas, productos o servicios entre otros.
*Orientación al empleado sobre su trabajo, se clasifica en:
- Orientación general, Pasos a seguir desde su llegada hasta el desarrollo de su rutina diaria.
- Prestaciones, las que le otorga la empresa y modo de obtenerlas.
- Reglas y normas principales que se deben cumplir.

*Boletín mural o tablero de anuncios
Este instrumento es muy sencillo y difundido, sólo necesita colocarse en un lugar visible y fijo, en el se colocarán diferentes anuncios o temas de interés que involucren al personal, su éxito depende de:
Ubicación: debe ser colocado en lugares de mayor tránsito, sin embargo no es recomendable colocarlo cerca del reloj chocador ya que puede causar distracción o no se le dé la importancia debida.
Brevedad y claridad: Los mensajes que se muestren en el boletín deberán ser breves, concisos y claros para que el mensaje que se quiera transmitir sea captado de manera más rápida.
Atracción: Para que capte la atención de los empleados se deberán utilizar colores llamativos y hasta de ilustraciones.
Renovación oportuna: para que el personal esté enterado de lo que acontece diariamente a la empresa, el boletín deberá ser actualizado constantemente.

*Revistas o periódicos privados de la organización
Más que un medio para suministrar información la revista se utilizará para fomentar el interés y comprensión de los empleados por la situación de la empresa.
Principales tipos:
a) Información acerca de los objetivos, políticas y planes generales de la empresa.
b) Información sobre la situación de la empresa con el contexto que la rodea.
c) Información sobre la labores de mercadotecnia, enfocada a la innovación y crecimiento de la cartera de negocios.
d) Información sobre la mejora que vive la empresa hasta la actualidad.
e) Noticias que involucren al personal
f) Explicaciones accesibles sobre ciertos puntos que afecten o favorezcan al personal respecto a la legalización o normalización dentro de la empresa.
g) Información sobre programas de desarrollo de personal, preocupación porque el personal desarrolle sus habilidades.
h) Secciones o informaciones de interés general, engloba a informaciones que diviertan e informen al personal.
i) Temas educativos o culturales.
j) Promoción de campañas de seguridad e higiene industrial.

Recomendación sobre el diseño y contenido de publicaciones


Cabe resaltar que la información que se quiere transmitir en la publicación privada tiene que se captada y procesada por el personal en su totalidad y no por unos cuantos, para no ocurran inconvenientes de recomienda:
1. Se deben de definir los objetivos de la publicación a donde llegar con ellos y de que manera.
2. Los temas que ser elegirán deben de ser de interés total para que el mensaje llegue como se quiere a los diferentes niveles o áreas dentro de la empresa.
3. Con la finalidad de que todos los públicos participen se deberá permitir que estos opinen y contribuyan con el desarrollo de las publicaciones.
4. Es recomendable que se asesore por personas especializadas en esos temas.
5. Se debe procurar introducir ilustraciones para hacer más amenas las publicaciones.

*Anexo al sobre de sueldo
Presenta dos ventajas importantes:
- Se logra 100% aceptación ya que nunca es rechazado.
- Al recibirlo constituirá un momento agradable.
.Sin embargo, se verá limitada por la brevedad que debe tener, puede consistir de una hoja o una impresión simple.

*Cartas Personales
Deberán estar firmadas a nombre de la organización por un alto directivo con el propósito de trasmitir al empleado un hecho o acontecimientos importantes a fin de crear un vínculo más cercano entre el empleado y la empresa.

*Entrevistas personales
Se debe implementar la política que los directivos realicen entrevistas con el personal a fin de solucionar los problemas que éstos expresen.


*Actividades Sociales diversas
Como su propio nombre lo dice, se trata de realizar eventos que ayuden a crear un buen ambiente de confianza y promover la comunicación fluida.

*Folletos para comunicaciones especiales
Será necesario publicar folletos o informaciones acerca de temas especiales de interés para el personal.

*Conferencias para comunicaciones especiales
Se pueden complementar con los folletos ya que tienen propósitos parecidos.




Vínculos entre las funciones de Relaciones Públicas y Administración de Recursos Humanos

Las relaciones públicas asesoran al área de recursos humanos, para esto se deben seguir algunas fases como:

I. Fase de Ingreso
El reclutamiento, a través de anuncios llamativos o realizando diferente actividades para captar a nuevo personal.
Entrevistas de preselección y selección, las relaciones públicas se verán implicadas ya que se buscará lograr una buena impresión de la empresa.
Introducción o inducción, Las relaciones públicas asesorará en lo que se refiere a la comunicación inicial entre la organización y el empleado.

II. Fase de permanencia o servicio
Desarrollo de personal; capacitación o entrenamientos y promociones, las relaciones públicas participarán en lo que refiere a envío de cartas para felicitar al personal por su buen desempeño o por algún acontecimiento especial.
Administración de sueldo y salarios; ayudará a crear un clima de confianza; también asesora en los referente a relaciones con el sindicato a fin de que se acepte y se brinde su apoyo al empleo.
Relaciones Laborales; Asesora y coopera en la relaciones internas, al establecimiento y desarrollo de éstas a través de una comunicación recíproca.
Servicios al personal; Se desarrollarán distintas actividades con el fin de crear un buen vínculo y un ambiente agradable.

III. Fase de Egreso
Despido; Las relaciones públicas asesorará al departamento de personal o fin de que el despido sea lo más cordial posible, explicándole al empleado los motivos y se deberá avisar con debida anticipación.
Renuncia; al igual que en el despido se debe tratar al empleado con sutileza, escuchando sus opiniones y razones principales.

. Se recomienda que las funciones que realicen tanto el departamento de relaciones públicas como el de recursos humanos deba ser acordada y se delimiten por escrito para que la realización de las funciones se lleve de manera asertiva y exista coordinación entre ambos departamentos.

3 comentarios:

  1. Esta información me fue de mucha ayuda para la elaboración de mi proyecto de Tesis para la Licenciatura. Muchas Gracias. Éxitos :)

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  2. me podrían proporcionar la fuente por favor?

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  3. esta imcompleto el material falta definir la clase y tipo de herramientas

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